Privacyverklaring RAAK vzw

Laatste update: 20 mei 2026

RAAK vzw gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor de centrale werking van RAAK vzw: onder meer voor ledenbeheer, activiteiten, criteriums, communicatie, campagnes, vrijwilligerswerking, beeldmateriaal, contactvragen, klachten en privacyverzoeken.

Bij concrete formulieren of inschrijvingen kan je daarnaast een korte privacytekst zien. Die vat samen waarom we je gegevens op dat moment vragen en verwijst naar deze volledige privacyverklaring.

1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

RAAK vzw
Urbain Britsierslaan 5
1030 Brussel
België
Website: www.raakvzw.be

Voor vragen over privacy of over de verwerking van je persoonsgegevens kan je ons bereiken via info@raakvzw.be.

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor onze werking. Dat kan bijvoorbeeld wanneer je lid wordt, deelneemt aan een activiteit, inschrijft voor een criterium, een formulier invult, feedback geeft, een nieuwsbrief aanvraagt, vrijwilliger bent, contact met ons opneemt of herkenbaar in beeld komt op een activiteit.

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor we ze vragen. Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van de situatie.

3. Welke gegevens kunnen wij verwerken?

Afhankelijk van je relatie met RAAK vzw kunnen wij onder meer volgende gegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• adres;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• geboortedatum, geboortejaar of leeftijdscategorie;
• geslacht, wanneer dat nodig is voor categorieën, verzekering of administratieve indeling;
• lidmaatschapsgegevens, lokaal Raakpunt en lidmaatschapsstatus;
• deelnamegegevens, zoals activiteit, datum, locatie, reeks, afstand, aanwezigheid of deelnamehistoriek;
• betalingsgegevens of betalingsstatus, wanneer dat nodig is;
• communicatievoorkeuren, opt-ins en uitschrijvingen;
• feedback, antwoorden op vragenlijsten of praktische opmerkingen die je zelf meedeelt;
• foto’s, video’s of ander beeldmateriaal;
• gegevens die nodig zijn om vragen, klachten, privacyverzoeken of datalekken op te volgen.

Wij vragen niet bij elke verwerking al deze gegevens. Per formulier of activiteit beperken we de gegevens tot wat nodig is.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

4.1. Ledenbeheer

Wanneer je lid bent of lid wil worden, gebruiken wij je gegevens voor ledenadministratie, opvolging van je lidmaatschap, verwerking van betalingen, toekenning van ledenvoordelen, communicatie over het lidmaatschap en ondersteuning van lokale Raakpunten bij hun ledenwerking.

De rechtsgrond is meestal de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst. Voor boekhoudkundige of administratieve verplichtingen verwerken wij gegevens op basis van een wettelijke verplichting. Voor bepaalde ledencommunicatie kunnen wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang. Voor bijkomende promotionele communicatie vragen wij toestemming wanneer dat nodig is.

4.2. Deelname aan activiteiten

Wanneer je deelneemt aan een activiteit, verwerken wij je gegevens om je deelname te registreren, de activiteit praktisch te organiseren, je te informeren over de concrete activiteit, deelnemers te verzekeren wanneer dat van toepassing is, groepen of categorieën in te delen, deelnameprijzen te bepalen en de activiteit administratief op te volgen.

Bij minderjarige deelnemers verwerken wij alleen gegevens die nodig zijn voor de organisatie, veiligheid, verzekering, prijsbepaling of indeling in leeftijdscategorieën. Persoonsgegevens van minderjarigen worden niet gebruikt voor marketing of rechtstreekse commerciële communicatie. Communicatie over toekomstige activiteiten gebeurt via de ouder of verantwoordelijke en alleen wanneer daarvoor toestemming werd gegeven.

4.3. Criteriums en deelnamehistoriek

Bij criteriumactiviteiten kunnen wij gegevens verwerken om deelname aan meerdere activiteiten op te volgen, stempels, punten, klassementen, prijzen of voordelen toe te kennen, deelnamehistoriek bij te houden en praktische communicatie over het criterium te voeren.

Voor de organisatie van het criterium steunen wij vooral op de uitvoering van de deelnameovereenkomst. Voor beperkte organisatorische opvolging en kwaliteitsbewaking kunnen wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang. Voor nieuwsbrieven, toekomstige communicatie of direct marketing vragen wij toestemming.

4.4. Vrijwilligers en lokale groepswerking

Wij verwerken gegevens van vrijwilligers, lokale verantwoordelijken, bestuursleden en contactpersonen om lokale Raakpunten te ondersteunen, vrijwilligersadministratie te voeren, vormingen en overlegmomenten te organiseren, engagementen en rollen op te volgen, toegang te geven tot documenten of tools en afspraken rond activiteiten, verzekeringen of subsidies op te volgen.

De rechtsgrond is de uitvoering van een vrijwilligersafspraak of organisatorische afspraak, ons gerechtvaardigd belang om de lokale werking te ondersteunen, een wettelijke verplichting of toestemming wanneer die specifiek vereist is.

4.5. Campagnes, acties en tijdelijke projecten

Bij campagnes, acties en tijdelijke projecten verwerken wij gegevens om deelname te organiseren, deelnemers te informeren, het project praktisch op te volgen, te evalueren, te rapporteren en eventueel vervolgacties te communiceren. Promotionele communicatie gebeurt alleen wanneer daarvoor toestemming werd gegeven.

Wanneer een campagne meer risico inhoudt, bijvoorbeeld omdat ze zich rechtstreeks richt tot kinderen, gevoelige gegevens verwerkt, veel herkenbaar beeldmateriaal gebruikt, externe partners toegang geeft tot persoonsgegevens of gegevens langer dan normaal bewaart, maken wij vooraf een aparte beoordeling.

4.6. Evaluatie en feedback

Wij kunnen gegevens verwerken wanneer je feedback geeft over een activiteit, campagne of werking. We gebruiken die gegevens om activiteiten te evalueren, toekomstige initiatieven te verbeteren, suggesties of klachten op te volgen en eventueel contact met je op te nemen wanneer je dat vraagt of wanneer dat nodig is voor de opvolging.

Algemene feedback verwerken wij bij voorkeur zonder verplichte contactgegevens. Wanneer we je e-mailadres vragen, maken we duidelijk of dat verplicht of optioneel is.

4.7. Nieuwsbrieven en toekomstige communicatie

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om nieuwsbrieven te verzenden, je te informeren over activiteiten, campagnes, acties en initiatieven, inschrijvingen en uitschrijvingen te beheren en communicatievoorkeuren bij te houden.

Voor nieuwsbrieven en direct marketing naar deelnemers, geïnteresseerden of niet-leden vragen wij toestemming. Voor beperkte communicatie naar bestaande leden binnen de context van het lidmaatschap kunnen wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, voor zover dat passend en proportioneel is.

Je kan je op elk moment uitschrijven voor nieuwsbrieven of marketingmails. In elke nieuwsbrief of marketingmail voorzien wij een afmeldmogelijkheid.

4.8. Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto’s, video’s of ander beeldmateriaal worden gemaakt. RAAK vzw kan beeldmateriaal gebruiken voor verslaggeving, sfeercommunicatie, promotie van de werking, nieuwsbrieven, website, sociale media, drukwerk, interne documenten of archief.

Voor algemene sfeerbeelden en verslaggeving kunnen wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, op voorwaarde dat personen niet centraal, gevoelig of nadelig in beeld worden gebracht. Voor gerichte beelden, portretten, beelden van kinderen, gevoelige contexten of duidelijk promotioneel gebruik vragen wij toestemming wanneer dat nodig is.

Wil je liever niet herkenbaar in beeld komen, dan kan je dat melden aan de organisator of via info@raakvzw.be.

4.9. Contactvragen, klachten, privacyverzoeken en datalekken

Wanneer je contact met ons opneemt, een klacht indient, een privacyverzoek doet of betrokken bent bij een datalek, verwerken wij gegevens om je vraag te beantwoorden, je verzoek te behandelen, een incident te onderzoeken, wettelijke verplichtingen na te leven en onze naleving van de GDPR te kunnen aantonen.

5. Lokale Raakpunten

RAAK vzw werkt met lokale Raakpunten. Daardoor kunnen persoonsgegevens soms lokaal worden verzameld of gebruikt.

Wanneer lokale Raakpunten gegevens verzamelen binnen het kader van RAAK vzw, gebruiken zij de formulieren, privacyteksten en instructies die RAAK vzw voorziet. Zij mogen gegevens dan alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze werden verzameld, bijvoorbeeld de praktische organisatie van een activiteit of de overdracht aan RAAK vzw.

Wanneer een lokaal Raakpunt persoonsgegevens gebruikt voor eigen lokale doeleinden, bijvoorbeeld om zelf toekomstige lokale activiteiten te communiceren, is dat lokale Raakpunt voor dat eigen gebruik zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor is een aparte rechtsgrond nodig, zoals een afzonderlijke toestemming.

Centrale communicatie door RAAK vzw en lokale communicatie door een Raakpunt worden daarom gescheiden. Op formulieren kunnen bijvoorbeeld aparte keuzes worden aangeboden.

6. Van wie krijgen wij persoonsgegevens?

Meestal krijgen wij persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een online formulier, papieren formulier, inschrijving, e-mail, nieuwsbriefinschrijving, deelnameformulier of contactmoment.

Soms ontvangen wij gegevens via een ouder of verantwoordelijke, bijvoorbeeld bij deelname van minderjarigen. In bepaalde gevallen kunnen gegevens ook worden verzameld via lokale Raakpunten, lokale organisatoren, projectpartners of betalings- en administratieve systemen, voor zover dat nodig is en duidelijk werd meegedeeld.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor het doel van de verwerking, wanneer je daarvoor toestemming gaf of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens toegankelijk zijn voor:

• bevoegde medewerkers van RAAK vzw;
• bevoegde lokale verantwoordelijken of organisatoren, voor zover nodig voor ledenwerking, activiteit of opvolging;
• IT-leveranciers en formulierleveranciers;
• hosting- en websitepartners;
• mailingplatformen zoals Campaign Monitor of Mailchimp;
• Microsoft 365 voor opslag, e-mail, samenwerking en documentenbeheer;
• boekhouding, financiële diensten of betalingsdienstverleners;
• verzekeraars, wanneer dat nodig is;
• externe vormingspartners, projectpartners of fotografen, wanneer dat noodzakelijk is en vooraf duidelijk werd meegedeeld;
• wettelijke instanties of de Gegevensbeschermingsautoriteit, wanneer dat verplicht is.

Met externe dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in opdracht van RAAK vzw maken wij de nodige contractuele afspraken.

8. Worden gegevens buiten Europa verwerkt?

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, bijvoorbeeld via internationale leveranciers zoals Microsoft, Campaign Monitor of Mailchimp.

Wanneer dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden voorzien, zoals Standard Contractual Clauses of andere geldige doorgiftemechanismen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld. De concrete bewaartermijn hangt af van de verwerking.

In grote lijnen gelden volgende termijnen:

• ledengegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap loopt en daarna zolang dat nodig is voor administratie, boekhouding of juridische verplichtingen;
• gegevens van deelnemers aan activiteiten worden maximaal twee jaar na de laatste deelname of interactie bewaard, tenzij een langere bewaring nodig is voor verzekering, boekhouding, betwisting of wettelijke verplichting;
• gegevens van criteriumactiviteiten worden maximaal twee jaar na de laatste deelname of interactie bewaard, tenzij langere bewaring noodzakelijk is;
• individuele feedback wordt maximaal twee jaar na indiening bewaard; geanonimiseerde of geaggregeerde rapportering kan langer worden bewaard;
• campagnegegevens worden bewaard zolang nodig voor organisatie, opvolging en evaluatie, en maximaal twee jaar na afloop, tenzij langere bewaring nodig is;
• communicatiegegevens worden bewaard zolang je ingeschreven blijft voor communicatie of tot je je toestemming intrekt;
• bewijs van toestemming of uitschrijving kan gedurende een redelijke termijn worden bewaard om naleving aan te tonen;
• beeldmateriaal wordt bewaard zolang het relevant is voor communicatie en archief, of tot intrekking van toestemming wanneer die toestemming de basis was voor het gebruik en verwijdering praktisch mogelijk en wettelijk vereist is;
• dossiers rond privacyverzoeken, klachten en datalekken worden bewaard zolang nodig om de behandeling en naleving aan te tonen, tot vijf jaar na afsluiting, tenzij langere bewaring noodzakelijk is.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij ze.

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

RAAK vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de concrete verwerking en de gebruikte systemen gaat het onder meer om:

• toegangsbeheer op basis van functie en noodzaak;
• beperking van toegang tot bevoegde medewerkers;
• gebruik van persoonlijke accounts;
• sterke wachtwoorden en multifactor-authenticatie waar beschikbaar;
• gebruik van actuele software en antivirus- of antimalwarebescherming;
• opslag in beheerde IT-omgevingen zoals Microsoft 365;
• afspraken rond veilig delen van bestanden;
• beperking van lokale kopieën;
• richtlijnen voor vrijwilligers en lokale organisatoren;
• procedures voor melding en opvolging van datalekken;
• interne afspraken over bewaartermijnen en vernietiging;
• verwerkersovereenkomsten of contractuele afspraken met externe dienstverleners waar nodig;
• een IT-policy voor personeelsleden.

11. Welke rechten heb je?

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Binnen de voorwaarden van de GDPR heb je het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je gegevens te laten overdragen wanneer dat van toepassing is;
• je toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al gebeurden vóór de intrekking.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact op via info@raakvzw.be. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we zeker zijn dat we de gegevens aan de juiste persoon bezorgen.

12. Klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over hoe RAAK vzw met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@raakvzw.be.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

RAAK vzw kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, verwerkingen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.