Reglement Raakpunt

Artikel 1 Naam, doel en verbondenheid met Raak

Een lokale afdeling van Raak vzw noemen we een Raakpunt. Het Raakpunt is een feitelijke vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, opgericht voor onbepaalde duur en aangesloten bij Raak vzw. Het telt minstens drie leden. Het bestuur kan het correspondentieadres wijzigen en brengt de leden en Raak vzw daarvan op de hoogte.

Het Raakpunt verbindt buurtbewoners, biedt kansen om elkaar te ontmoeten en bij te leren, en ondersteunt gezamenlijke initiatieven die de buurt en de samenleving versterken. Het werkt toegankelijk, solidair en met respect voor iedere persoon. De middelen en eventuele overschotten worden uitsluitend voor dit belangeloos doel gebruikt.

De concrete verbondenheid met Raak vzw als gestructureerde feitelijke vereniging kan door eenvoudig verzoek verkregen worden en wordt ondertekend door de voorzitter of de gedelegeerd bestuurder van Raak vzw indien alle afspraken worden nagekomen en Raak vzw het lokale Raakpunt heeft opgenomen in haar ledenregister.

Dit reglement is de basisovereenkomst voor de lokale werking. De leden kunnen dit reglement steeds raadplegen en aanvaarden de daarin vastgelegde afspraken bij hun aansluiting. Het schept geen rechtspersoonlijkheid en sluit wettelijke persoonlijke aansprakelijkheid niet uit. Het verleent het Raakpunt geen bevoegdheid om in naam van Raak vzw afspraken te maken of overeenkomsten af te sluiten.

Artikel 2 Lidmaatschap en ledenregister

Het lidmaatschap staat open voor personen die het doel en de basisafspraken onderschrijven. Aansluiting gebeurt door de lokale vrijwilligers en betaling van het toepasselijke jaarlijkse lidgeld en de registratie ervan in het ledenprogramma Korpus van Raak vzw.

Het lidmaatschap loopt per kalenderjaar en wordt jaarlijks hernieuwd volgens de afspraken die gemaakt worden door de Algemene Vergadering van Raak vzw.

Het lokaal bestuur heeft toegang tot een actueel register van de personen die lokaal lid zijn (Korpus), hun contactgegevens en de duur van hun lidmaatschap. Ook bij een gezinslidmaatschap kunnen de individuele gezinsleden geregistreerd worden. Leden ontvangen een lidkaart uitgereikt door Raak vzw. Persoonsgegevens worden uitsluitend toegankelijk gemaakt voor wie ze voor zijn taak nodig heeft binnen de krijtlijnen van de wetgeving rond GDPR.

Indien het Raakpunt een ledenvergadering wilt organiseren, wordt de stemlijst vastgesteld op de dag waarop de uitnodiging wordt verstuurd. Alleen wie op die dag lokaal lid is, het lidmaatschap op de vergaderdag nog heeft en minstens zestien jaar is, heeft stemrecht.

Artikel 3 Einde van het lidmaatschap en uitsluiting

Het lokale lidmaatschap eindigt door schriftelijke opzegging, overlijden, niet-hernieuwing of uitsluiting. Er is geen terugbetaling mogelijk van reeds betaald lidgeld.

Uitsluiting is alleen mogelijk wegens een ernstige of herhaalde schending van dit reglement, de integriteitsafspraken of het belangeloos doel, of wegens gedrag dat personen of de werking ernstig schaadt. Een inhoudelijk meningsverschil of kritische vraag is op zichzelf geen uitsluitingsgrond.

Het bestuur deelt de concrete feiten en het voorgenomen voorstel minstens veertien dagen vooraf schriftelijk mee aan het betrokken lid. Het lid krijgt toegang tot de relevante informatie,

met bescherming van derden, en kan schriftelijk en mondeling reageren en zich door een vertrouwenspersoon laten bijstaan. Indien aangewezen wordt (vooraf) bemiddeling door Raak vzw aangeboden.

Alleen de bestuursvergadering beslist over uitsluiting, bij geheime stemming en met de drempels van artikel 6. Het betrokken lid wordt gehoord, verlaat daarna de beraadslaging en stemt niet mee over de eigen uitsluiting. Voor dat agendapunt wordt het niet meegeteld voor het quorum. De beslissing en de redenen worden binnen veertien dagen schriftelijk meegedeeld.

Een lokale uitsluiting beëindigt niet automatisch het recht op lidmaatschap bij Raak vzw of bij een ander Raakpunt. Eventuele gevolgen op dat niveau volgen uitsluitend uit de bevoegde besluiten en afspraken van Raak vzw.

Artikel 4 bevoegdheden

Een Raakpunt kan een ledenvergadering organiseren. De ledenvergadering bestaat uit alle lokale leden. Het Raakpunt beslist welke bevoegdheden aan de ledenvergadering worden toegekend en welke door het bestuur van de vereniging worden toegekend.

De bevoegdheden worden als volgt verdeeld:

• Aanduiden bestuur: bestuur
• Resultatenrekening: bestuur
• Jaarprogramma: bestuur
• Wijziging van dit reglement: bestuur.
• Ontbinding van de vereniging: ledenvergadering
• Bestemming van de resterende middelen: ledenvergadering

Vanaf het moment dat de vereniging leningen, verwervingen van onroerende goederen, borgstellingen of kredietovereenkomsten aangaat, moet het Raakpunt voor die specifieke werking een aparte VZW oprichten om dit verder te behandelen.

Artikel 5 Oproeping en verloop van de ledenvergadering

Indien een Raakpunt bevoegdheden toekent aan de ledenvergadering zal het Raakpunt eenmaal per jaar een ledenvergadering bijeen moeten roepen, uiterlijk zes maanden na het einde van het boekjaar.

Alle leden ontvangen minstens veertien kalenderdagen vooraf individueel een uitnodiging per e-mail of brief, met datum, uur, plaats en agenda.

Niet-leden en de ondersteuner van Raak vzw kunnen op uitnodiging deelnemen met raadgevende stem. Zij hebben geen stemrecht.

Artikel 6 Stemrecht quorum en meerderheden

Elk stemgerechtigd lid heeft één stem. Er kan niet gewerkt worden met volmacht.

Het quorum is het minimumaantal stemgerechtigde leden dat aanwezig of geldig vertegenwoordigd moet zijn. Breuken en vereiste aantallen worden naar boven afgerond. Bij een minimumaantal groter dan het totale aantal stemgerechtigde leden geldt dat totale aantal. Het quorum wordt per agendapunt gecontroleerd, dus ook na vertrek van leden.

Bij stemming tellen onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet mee in de berekening van de meerderheid; de betrokken leden tellen wel mee voor het quorum. Zonder geldige voor- of tegenstemmen is geen besluit aangenomen. Bij gelijkheid van voor- en tegenstemmen is het voorstel verworpen. De voorzitter heeft geen doorslaggevende stem.

Bij ontbinding tellen onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen wél mee in de noemer. Alleen uitdrukkelijke voorstemmen dragen bij aan de vereiste twee derde. Zo kan een kleine groep actieve stemmers niet beslissen namens veel aanwezige leden die zich onthouden.

Besluiten worden genomen via telbare handopsteking, stembriefjes of een controleerbaar digitaal systeem. Verkiezingen, ontslag van bestuursleden en uitsluiting van leden gebeuren geheim. Iedere stemming wordt afzonderlijk geteld en genoteerd. Handgeklap geldt niet als stemming.

Zonder quorum wordt het betrokken besluit uitgesteld. Een nieuwe vergadering volgt dezelfde oproepingsregels en behoudt hetzelfde quorum.

Artikel 7 Samenstelling en verkiezing van het bestuur

Het bestuur bestaat uit minstens drie lokale leden. Hun mandaat is onbezoldigd. Het bestuur houdt een actueel overzicht van functies en mandaten bij.

De manier waarop leden zich kandidaat kunnen stellen, wordt bepaald door het bestuur. Dit kan schriftelijk uiterlijk zeven dagen vóór de verkiezing of op de vergadering zelf. Kandidaten krijgen de kans om zich voor te stellen aan de stemgerechtigden.

De stemming gebeurt afzonderlijk en geheim over elke kandidaat. Een kandidaat is verkozen als meer dan de helft van de geldige voor- en tegenstemmen voor de benoeming stemt. In dit voorbeeld geldt geen maximumaantal bestuursleden; iedere kandidaat die de vereiste meerderheid behaalt, wordt verkozen.

Het bestuur verdeelt onder zijn leden de functies van voorzitter of lokaal vertegenwoordiger, secretaris en financieel verantwoordelijke. Deze drie functies worden bij voorkeur door verschillende personen opgenomen. Het kan bijkomende taken verdelen. Een functieverdeling is geen algemene volmacht om financiële of contractuele verplichtingen aan te gaan.

Artikel 8 Einde schorsing en ontslag van bestuursmandaten

Een bestuursmandaat eindigt door het verstrijken van de termijn, schriftelijk ontslag, overlijden, einde van het lokale lidmaatschap of ontslag door de bestuursvergadering. Een bestuurder kan zijn ontslag op ieder moment schriftelijk meedelen. Het gaat in op de meegedeelde datum, zonder verplichte voortzetting totdat een vervanger is gevonden.

De bestuursvergadering kan een bestuurslid vóór het einde van het mandaat ontslaan. Het voorstel staat uitdrukkelijk op de agenda. De betrokkene ontvangt de redenen minstens veertien dagen vooraf, kan de relevante stukken inkijken, wordt gehoord en kan zich laten bijstaan. Hij of zij neemt niet deel aan de beraadslaging of stemming over het eigen ontslag. De geheime stemming volgt artikel 6. De beslissing wordt binnen veertien dagen schriftelijk meegedeeld.

Bij een onmiddellijk ernstig risico kan het bestuur, zonder deelname van de betrokkene, bepaalde taken of toegangen voorlopig schorsen en de bestuursvergadering binnen zestig dagen bijeenroepen. Het bestuur motiveert de maatregel. Het beëindigt hiermee niet zelf het gekozen mandaat. Zonder tijdige beslissing vervalt de maatregel, behoudens een afzonderlijke rechterlijke of andere rechtsgeldige maatregel.

Ontslag als bestuurslid betekent op zichzelf geen uitsluiting als lid. Uitsluiting als lid vereist de afzonderlijke procedure van artikel 3. Na het einde van een mandaat worden documenten, sleutels, materiaal en toegangen binnen veertien dagen overgedragen. Bankvolmachten en externe vertegenwoordigingsvolmachten worden onmiddellijk nagekeken en waar nodig ingetrokken of aangepast.

Als het bestuur onder drie leden daalt, roept het binnen zes weken een ledenvergadering bijeen om het aan te vullen. Tot dan nemen de resterende bestuursleden alleen noodzakelijke bewarende maatregelen en voeren zij reeds goedgekeurde verplichtingen uit. Zij sluiten geen nieuwe belangrijke overeenkomsten.

Artikel 9 Bestuursvergaderingen en belangenconflicten

Het bestuur vergadert minstens viermaal per jaar. De voorzitter of twee bestuursleden roepen het bijeen, normaal minstens zeven dagen vooraf met een agenda. In spoedeisende gevallen kan de termijn korter zijn, mits iedereen wordt bereikt en de reden in het verslag staat. Digitale deelname is mogelijk als gelijktijdig overleg en betrouwbare stemming gewaarborgd zijn.

Het bestuur kan beslissen als minimum 3 bestuursleden deelnemen. Elk bestuurslid heeft één stem; bestuursvolmachten zijn niet toegestaan. Besluiten vereisen meer dan de helft van de geldige voor- en tegenstemmen. Onthoudingen tellen alleen mee voor het quorum. Bij staking van stemmen of zonder geldige stemmen is het voorstel verworpen.

Wie een rechtstreeks persoonlijk of financieel belang heeft dat strijdig kan zijn met dat van het Raakpunt, meldt dit vóór de bespreking en neemt niet deel aan de beraadslaging of stemming. Het belang en de onthouding van deelname worden genoteerd. Voor dat punt wordt het quorum berekend op de bestuursleden zonder dit conflict. Minstens twee niet-betrokken bestuursleden

moeten deelnemen; anders wordt het punt voorgelegd aan een ledenvergadering met gewone beslisdrempels, tenzij artikel 6 een strengere drempel voorschrijft.

Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt met de deelnemers, besluiten, stemuitslagen en toegewezen taken. De voorzitter en secretaris bevestigen het verslag. Het wordt veilig bewaard. Leden kunnen besluiten inzien; persoonsgegevens en vertrouwelijke dossiers worden waar nodig afgeschermd.

Artikel 10 Vertegenwoordiging en volmachten

De voorzitter of lokaal vertegenwoordiger is het gewone aanspreekpunt voor contacten en communicatie. Deze taak geeft geen onbeperkte bevoegdheid om overeenkomsten te sluiten, schulden aan te gaan of middelen te verbinden.

De bestuursleden verlenen, door aanvaarding van dit reglement en waar nodig afzonderlijke schriftelijke bevestiging, een mandaat om de goedgekeurde lokale werking uit te voeren binnen de hieronder omschreven grenzen. Contracten worden ondertekend door de voorzitter of bestuurslid, op grond van een voorafgaand bestuursbesluit.

Het bestuur kan een persoon schriftelijk machtigen om gewone aankopen of opdrachten tot maximaal 500 euro per samenhangende opdracht aan te gaan binnen de goedgekeurde afspraken. Elke bijzondere volmacht vermeldt de naam, de handeling, het maximumbedrag, de duur en eventuele voorwaarden. Samenhangende opdrachten mogen niet worden opgesplitst om een grens te omzeilen.

De vertegenwoordiger meldt aan de wederpartij dat het gaat om een feitelijke vereniging en in welke hoedanigheid en krachtens welk mandaat hij of zij handelt. Voor handelingen waarvoor een afzonderlijke toestemming, bijzondere volmacht of professionele tussenkomst nodig is, wordt die vooraf geregeld. Een intern reglement alleen waarborgt niet dat beperkingen aan iedere derde kunnen worden tegengeworpen.

Niemand verbindt Raak vzw zonder een afzonderlijk mandaat van Raak vzw. Bankverrichtingen volgen bovendien de door de bank aanvaarde volmachten en artikel 11. Toegang tot een bankrekening is op zichzelf geen bevoegdheid om de onderliggende uitgave goed te keuren.

Artikel 11 Bankrekeningen betalingen en kas

Alle werkingsmiddelen worden aangehouden op rekeningen die bij de bank uitdrukkelijk voor het lokale Raakpunt zijn geïdentificeerd. Het Raakpunt gebruikt geen persoonlijke rekening van een bestuurder voor zijn werkingsmiddelen. De financiële administratie vermeldt alle IBAN-nummers, de rekeningomschrijving en de actuele volmachthouders. De rekening dient uitsluitend voor de werking van het Raakpunt.

Het bestuur duidt minstens twee bestuursleden aan als bankvolmachthouder en laat hun bevoegdheden door de bank registreren. De financiële verantwoordelijke voert betalingen uit binnen de goedgekeurde afspraken of na de vereiste goedkeuring.

Betalingen aan een bestuurder, terugbetalingen van diens kosten en verrichtingen met een persoonlijk belang worden vooraf goedgekeurd door een ander niet-betrokken bestuurslid.

Cash wordt beperkt. De kas bevat maximaal 300 euro, behalve tijdelijk tijdens een activiteit. Na een activiteit tellen twee personen de ontvangsten, maken een kasblad op en wordt het

overschot uiterlijk binnen zeven dagen gestort. Voor elke uitgave is een verantwoordingsstuk beschikbaar. Leningen of voorschotten aan leden voor privégebruik zijn verboden.

Bij elke bestuurswissel actualiseert het bestuur onmiddellijk de bankvolmachten, kaarten en digitale toegangen volgens de bankprocedure. Een beëindigd mandaat wordt zonder uitstel aan de bank gemeld. Kosten die iemand aantoonbaar voor het Raakpunt heeft voorgeschoten, worden volgens de afgesproken procedure vergoed.

Artikel 12 Financiële opvolging en bescherming van middelen

Het boekjaar loopt van 1 januari tot 31 december. De financieel verantwoordelijke houdt inkomsten, uitgaven, tegoeden, schulden en bezittingen zorgvuldig bij en bewaart de bewijsstukken gedurende de toepasselijke wettelijke termijnen, met als interne richttermijn minstens zeven jaar. Hij of zij rapporteert minstens elk kwartaal aan het bestuur.

Jaarlijks ontvangt de bestuursvergadering een overzicht van inkomsten en uitgaven, bank- en kassaldi, openstaande schulden en vorderingen, relevante bezittingen en een begroting indien mogelijk. Bij voorkeur wordt één door de ledenvergadering aangewezen lid dat geen bestuurslid of bankvolmachthouder is, aangesteld om de afrekening en bewijsstukken te controleren. Deze interne controle wordt niet voorgesteld als een wettelijke accountantscontrole.

Goederen en middelen zijn bestemd voor het gemeenschappelijk belangeloos doel. Deze bestemming maakt ze niet tot een juridisch afgescheiden vermogen zoals bij een vzw. Leden kunnen bij vertrek geen verdeling of terugbetaling van lidgelden, giften of definitief voor de werking ingebrachte goederen eisen. Dit doet geen afbreuk aan bewezen vorderingen, terug te betalen voorschotten of goederen die aantoonbaar alleen in bruikleen zijn gegeven.

Bij vermoedens van fraude, misbruik of een ernstig bestuursconflict nemen de bevoegde bestuursleden onmiddellijk contact op met de bank en Raak vzw. Zij documenteren de feiten, bewaren bewijsstukken en vragen passende beveiligingsmaatregelen, intrekking van volmachten of beperking van verrichtingen volgens de rekeningovereenkomst en de bankprocedure. Waar nodig wordt juridische hulp of een rechterlijke maatregel gevraagd.

Raak vzw kan ondersteunen en een risico melden aan de bank. Dit reglement verleent Raak vzw geen zelfstandig recht om een rekening te blokkeren of bankvolmachten te wijzigen. Zo’n bevoegdheid bestaat alleen voor zover zij voortvloeit uit afzonderlijk rechtsgeldig vastgelegde en door de bank aanvaarde afspraken, een wettelijke grondslag of een bevoegde rechterlijke beslissing. Een verzoek verplicht de bank niet automatisch tot blokkering.

Artikel 13 Vrijwilligersverzekering

Het bestuur controleert samen met Raak vzw welke activiteiten en personen onder de koepelverzekering vallen en welke aanvullende dekking nodig is. Het informeert vrijwilligers vooraf over hun positie, de toepasselijke verzekering, kostenvergoedingen en eventuele vertrouwelijkheidsplichten. De wettelijke bescherming van vrijwilligers wordt niet voorgesteld als algemene vrijstelling voor contractuele schulden of bestuurshandelingen.

Artikel 14 Ontbinding en afwikkeling

Een voorstel tot ontbinding kan gaat uit van het bestuur. Alle leden ontvangen minstens eenentwintig dagen vooraf een uitnodiging met het uitdrukkelijke voorstel, de motivering, de financiële toestand, de voorgenomen afwikkeling en de voorgestelde bestemming van de

resterende middelen. De regionale ondersteuner van Raak vzw wordt uitgenodigd; diens aanwezigheid is wenselijk maar vormt geen veto bij verhindering.

Op de vergadering moet minstens twee derde van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Ontbinding vereist de voorstem van minstens twee derde van alle aanwezige en vertegenwoordigde stemgerechtigden, dus met inbegrip van wie zich onthoudt, blanco of ongeldig stemt.

Het bestuur wijst minstens twee personen aan voor de afwikkeling. Zij maken een inventaris, innen vorderingen, regelen schulden en lopende overeenkomsten, respecteren subsidievoorwaarden en eigendomsrechten, en leggen een eindafrekening voor. Het besluit tot ontbinding doet bestaande schulden of persoonlijke aansprakelijkheid niet verdwijnen.

Na vereffening van alle verplichtingen worden de resterende, vrij besteedbare middelen overgemaakt aan Raak vzw voor een doel dat aansluit bij de lokale werking. Middelen worden nooit als overschot aan leden of bestuurders uitgekeerd.

De afwikkelaars informeren de leden, Raak vzw, de bank en relevante overheden of partners. Rekeningen worden pas gesloten na volledige afwikkeling. Zij bepalen wie de administratie bewaart en hoe persoonsgegevens worden verwijderd of verder rechtmatig bewaard.

Artikel 15 Wijziging toepassing en overgang

Wijzigingen worden door de bestuursleden goedgekeurd volgens artikel 6. De volledige voorgestelde tekst of een duidelijk wijzigingsoverzicht wordt minstens veertien dagen vooraf met de uitnodiging meegedeeld. Het bestuur bezorgt de goedgekeurde versie en ingangsdatum aan alle leden en Raak vzw.

Dwingend recht gaat voor op dit reglement. Het Raakpunt stemt wijzigingen af op de aansluitingsafspraken met Raak vzw. Bepalingen van een andere overeenkomst veranderen niet automatisch door een lokaal ledenbesluit. Evenmin ontstaan door dit reglement automatisch verplichtingen voor Raak vzw, de bank of andere derden.

Bij invoering worden de zittende bestuursleden en eventuele einddata van hun mandaten uitdrukkelijk bevestigd of worden nieuwe verkiezingen georganiseerd. Binnen drie maanden worden bankvolmachten, vertegenwoordiging en financiële controles met dit reglement in overeenstemming gebracht. Tot de bank de wijzigingen heeft verwerkt, wordt aan derden geen onjuiste voorstelling van de bevoegdheden gegeven.